惜文读书笔记 项目管理 【原创】2.项目管理流程实例:物联网智能门禁项目管理流程及经验总结

【原创】2.项目管理流程实例:物联网智能门禁项目管理流程及经验总结

前言 项目管理流程介绍 项目先后衔接的各个阶段的被称为项目管理流程。在项目管理的流程中,每个阶段都有自己的起止…

前言


项目管理流程介绍

项目先后衔接的各个阶段的被称为项目管理流程。在项目管理的流程中,每个阶段都有自己的起止范围,每个阶段都有本阶段的控制关口,即本阶段完成时将产生的重要成果也是进入下一阶段的重要启动条件。每个阶段完成时一定要通过本阶段的控制关口,才能进入下一阶段的工作。

项目建设过程往往有多个部门的参与,不同的阶段有不同工作任务和条件约束。如果没有很好的组织安排,会导致各个部门各自为政。当项目组没有相关建设项目的经验时,项目建设难度大的时候,如果没有很好的项目管理流程来对项目过程进行管理,就会严重影响项目整体的工作效率和项目成果的交付。

本文写作背景

BN区社区安防智能门禁建设项目(一下简称智能门禁项目)是一个建设难度非常大的项目,主要表现在建设内容多,涉及部门和人员多,需要沟通协调工作多,而且公司没有这类型项目的管理经验和知识。

我们制定的社区安防智能门禁项目管理流程,让我们很好的完成了项目建设任务,同时让项目成为全国社区安防建设领域的重点考察项目。因此,将智能门禁项目的项目管理流程进行总结,可以为智能安防和智慧社区项目建设提供的一定的建设意见。

物联网智能门禁项目管理流程

BN区社区安防智能门禁建设项目(一下简称智能门禁项目)的物联网终端包括数量众多的智能门禁和摄像头。还有大量居民用户在使用这些物联网终端,是一个典型的应用了物联网技术的互联网项目。

智能门禁项目覆盖了全区主城区一大半的物业小区和老旧社区,项目涉及全区30万居民,项目主要通过安装智能微卡口,实现对流动人口和人员进出进行管理。每个智能微卡口所涉及到的设备包括智能门禁、摄像头、路由器、单元门、雨棚、线路、网络、闭门器等。项目的实施大大提升了居民的财产和人生安全,同时辅助公安完成了覆盖区域的鲜活人口数据排查和统计。

智能门禁项目安装现场照片

参考在企业项目管理体系,我们将BN区社区安防智能门禁建设项目流程主要分为以下几步:项目启动阶段,规划阶段,执行阶段,监控阶段,收尾阶段。

1. 项目启动阶段

项目启动阶段是项目的开始阶段,意味着项目从01的过程。在确定项目价值的同时还要确定其可行性。一般意义上的项目启动是在招投标结束了,合同签订之后。

BN区社区安防智能门禁建设项目属于PPP项目(Public –Private –Partnership 项目,政府和社会资本合作项目),我们通过项目可行性研究、竞争性谈判以及案例展示等环节。最终我们打动了客户,从14个竞争对手脱颖而出,获得了项目的建设权。

2.规划阶段

项目获得批准后,那么下一步就是组建项目团队并规划项目的管理工作,以确保在既定截止日期前和预算范围内实现设定的项目目标。

  • 明确项目目标:需要提供一份书面的范围声明,重申项目需求、最终交付的成果和目标。
  • 定义任务:将较大的可交付成果分解为可管理和可执行的WBS任务包。
  • 人力资源组织:说明项目的组织方式,包括进展情况报告,确定项目成员的角色和职责。
  • 排列任务顺序:确定哪些任务对最终交付的成果来说是必要的,并指出任务间的关联性。
  • 制定进度表:确定每项任务的工时和起止时间,并制定整体实施进度表。
  • 成本管理:估算整个项目的成本并制定预算表。
  • 规划质量:确保整个项目的质量目标得以实现。
  • 风险管理:预测可能存在的风险,评估它们对项目的影响并制定应对方案或计划。
  • 采购:确定需要签订合同的工作内容或材料,确定合同相关内容及供应商等信息。

BN区社区安防智能门禁建设项目管理流程主要任务项如下:

2.1 明确项目目标

项目组经过多次会议沟通,最终和客户方达成共识,初步明确项目需要在6个月的时间内,完成1000台门禁机安装和使用,实现20万人口数据的采集。

2.2 定义任务

BN区社区安防智能门禁建设项目初步估计会涉及到50多个物业小区和30多个老旧社区,项目的实施需要从每个物业小区和老旧社区开始。在具体的实施任务主要包括:安装小区/社区确认、智能门禁机安装、项目地推。

2.2.1 安装小区/社区确认

由于是BN区社区安防智能门禁建设项目是在全区开展,因此客户安排我们走访主城区的大部分小区和社区,然后确定哪些小区具备项目推广条件。确认小区/社区十分具备推广条件,需要确认两个方面内容:

  1. 小区楼宇是具备门禁机安装条件;
  2. 物业和社区是否愿意配合项目的实施,并为项目的实施提供必要的场地和人员支持。

2.2.2 智能门禁机安装

门禁机安装工作就是在小区楼宇新装或者加装我们公司生产的智能门禁机,安装了新的门禁机之后对小区大门及楼宇门进出权限进行管理,让非小区人员进出受到必要的限制,从而提高小区居民的人身和财产安全。

2.2.3 项目地推

项目地推就是安排人员进入到小区或社区现场推广项目,主要的工作如下:

  1. 宣传智能门禁项目项目
  2. 为居民办理门禁卡
  3. 为公安采集人口数据
  4. 引导居民使用智能门禁系统

智能门禁项目地推流程如下:

智能门禁项目地推流程

2.3 人力资源组织

BN区社区安防智能门禁建设项目业主方是公安,推广实施团队包括公安、社区/物业、公司、建设局等参与其中。具体的工作职责如下:

角色

工作职责

公安

    1. 安排人员陪同公司走访小区和社区宣传项目;
    2. 安排辅警配合地推工作中的宣传和办卡;
    3. 安排社区民警在地推现场提供宣传和引导;

物业/社区

    1. 配合完成故障单元门的维修
    2. 为地推提供必要的场所和人员支持
    3. 地推结束后安排人员接替办卡和数据采集工作

公司

    1. 安排市场人员走访和考察社区,并和具备安装条件小区签约;
    2. 为小区/社区安装智能门禁机
    3. 组织项目地推工作,安排人员为地推工作提供技术支持;
    4. 培训物业和社区工作人员,移交门禁卡办理工作。

建设局

    1. 发动全区物业公司动员会议,宣传推广智能门禁项目;
    2. 陪同公司市场人员走访物业小区;
    3. 协调处理物业小区单元门维修出现的问题。

2.4 排列任务顺序

BN区社区安防智能门禁建设项目的实施从各个小区或社区开始,需要公安、公司、小区/社区等多个部门参与。如下图所示,我们对项目任务进行分解并进行了任务排序。

智能门禁项目实施流程

1 任务流程说明

序号

流程名称

详细说明

部门

预期工时

输出资料

1

联系勘察

联系小区和社区负责人,为勘察现场提供必要的便利。

市场部

1

2

勘察现场

1.确认是否具备门禁机安装条件。

2.确认安装所需要设备及数量;

安装部

1

勘察记录

3

数据初始化

1.找物业/小区负责人,索要楼栋楼盘数据;

2.在采集系统中初始化小区/社区数据;

市场部

2

4

单元门维修

市场部督促社区/物业,完成故障单元门的维修

市场部

1-7

5

设备安装

1.安装人员提交物料领用申请;

2.库管员对设备进行出库质检;

3.安装人员现场安装门禁机,并调试上线。

安装部

1-14

6

内部验收

1.设备安装之后,安装部提交验收申请;

2.运维部安排人员现场检测安装质量

运维部

1-2

验收确认单

7

地推

1.提前张贴办卡公告,布置好办卡场所;

2.现场由地推团队给居民办卡,并协助下载APP

市场部

1-14

8

办卡移交

1.公司技术支持给物业/社区人进行培训

2.办卡采集率达到住户80%后开始办卡移交

市场部

1-2

交接确认单

9

闭门使用

1.办卡移交后,市场部和社区或物业确定闭门时间;

2.运维部现场安排人员闭门;

3.通知客服中心重点关注闭门区域客服电话

运维部

1-2

2.5 制定进度表

在项目管理过程中,计划的编制是最复杂的阶段,项目进入计划阶段,这个就要考虑项目进行的时候的实际问题,需要排列任务顺序、评估任务资源、估算任务历时,从而制定进度计划表。

我们根据BN区社区安防智能门禁建设项目的情况,制定两份计划表。第一份是整体项目的进度计划表,另一份是每个小区或社区实施的进度计划表。

智能门禁项目整体进度计划表
小区社区智能门禁项目实施进度计划表

2.6 风险管理

风险管理是项目管理流程中经常被人忽视的环节,真正的风险源自人们失去对风险应有的敬畏之心。加强风险全场监控,提高风险应对能力,可以缓解风险带来的损失。

我们对BN区社区安防智能门禁建设项目的风险进行了初步识别和分析,并制定了简单的应对策略。

序号

风险项

风险描述

可能性

严重性

应对措施

1

协议签订耗时较长

部分物业公司协议签订需要总公司盖章,可能需要走较长审批流程,会影响项目工期。

市场人员提前了解,提早启动协议工作

2

单元门维修无法推动

单元门破损情况不一,维修难度无法预测。同时单元门维修经费物业无法承担。

请政府出门协调解决

3

采集办卡出现居民不配合情况

部分居民担心办卡会泄漏个人身份信息,不配合并鼓动其他居民不要办卡。

找社区民警出现协调

4

闭门前单元门被破坏

单元门安装后,部分居民会用石头把门缝顶住,导致单元门变形。

单元门和门禁机安装后,单元门做好防护。

3.执行阶段

完成项目规划后,项目就可以开始实施了。此阶段必须按照上一阶段定制的计划采取必要的活动,来完成计划阶段定制的任务。

3.1 项目实施动员会

在项目开始实施之前,我们召集项目实施动员会,向参加项目的成员发送《任务书》和项目通讯录。《任务书》中规定了要完成的工作内容、工程的进度、工程的质量标准、项目的范围等与项目有关的内容。项目通讯录含有项目客户方项目组成员的岗位职责和联系方式。

3.2 小区试点

由于项目组没有相关项目的实施经验,为了确保项目规划阶段的成果符合实际情况,可以有效推进项目执行。因此,我们在项目大规划实施前,先选取了几个小区和社区进行试点,验证我们的实施流程是否有效,同时修正了我们在项目规划阶段考虑不周内容,删掉了部分无效的任务项。

试点的最终效果符合预期,由此我们全面开始了项目的实施工作。

4.监督和管控

为了确保项目计划的实施,必须对项目执行过程中对项目建设情况进行监督,并进行必要的调整。

4.1项目监管项

一般项目监督和管控内容如下:

报告:制定衡量项目进度的指标,并用工具来传递进度信息。

范围:监控范围并控制需求变更。

质量:衡量可交付成果的质量,确保满足既定质量计划。如无法达到预期质量,则需要评估如何提高质量。

进度表:掌握导致项目延期或停滞情况,并及时作出调整确保项目正常运行。

成本:监控费用,控制成本变化。

风险:注意整个项目过程中的风险变化并采取应对措施。

4.2项目实际情况

由于项目初期还未建立项目运行情况监控平台,因此,我们参考一下的监督和管控内容,制定了很多不同类型的数据统计表格,用来对项目建设情况进行监督,出现问题之后由项目组负责人进行跟踪处理。如下图,是市场部用来跟踪现场地推的数据统计数据表。

智能门禁项目地推数据统计表

5.项目收尾

项目会在项目实施目标完成后进入项目收尾阶段,项目收尾是整个项目的阶段性结束,收尾阶段完成后项目将进入维护期。

5.1成果交付

在项目的收尾阶段中的主要活动是,将项目实施阶段产生出的项目成果提交给项目建设单位。收尾阶段的结束标志是完成项目验收和交付。

BN区社区安防智能门禁建设项目在项目在执行阶段开始之后8个月,超额完成了项目建设目标。覆盖了26万居民用户,安装了1500多台门禁机。截止20**年6月28号(项目启动推广后8个月),项目成果数据如下:

统计项

实际数据

安装物业小区

**

老旧社区

**

安装门禁机数

**96

采集总户数

***15

录入总人数

****70

APP用户数

**248

APP每日活跃用户数

**00

每天刷卡数次

**万次

每日APP开门次数

*.*万次

5.2项目总结

项目的收尾还有一个重要的事情,就是要对本项目有一个全面的总结,这个总结不仅对本次项目是一个全面的总结。同时,也是为今后的项目提供一个可以参考的有经验的案例。

BN区智慧社区安防建设项目在没有项目建设经验的情况下取得很好的成果,为让项目经验得到沉淀和分享,我们在项目总结阶段进行了企业知识管理,为今后的项目提供可以参考的经验的案例。

6.项目维护

在项目收尾阶段结束后,项目将进入到后续的维护期。在项目的维护期内,整个项目的产品都在运转,特别是时间较长后,系统中的软件或硬件有可能出现损坏,这时需要维护期的工程师对系统进行正常的日常维护。

BN区智慧社区安防建设项目的在运维阶段的主要工作是确保门禁系统稳定的运行,主要由客服中心负责故障电话接听,运维工程师负责设备维修。

智能门禁项目运维服务流程

为了确保项目运维工作有效的进行,我们建立了一套智能门禁项目运维服务体系。

点击查看:项目运维方案:社区安防智能门禁项目运维服务体系及经验总结

总结

得益于项目组设计的推广实施流程,智能门禁项目取得了很好的成果,项目管理流程的成功经验和不足很有总结价值,可以让我们在今后的项目管理中做得更好的好。

成功经验

6.1 明确任务资源和目标

智能门禁项目涉及很众多工作项,我们把项目目标拆解成为多个可执行的任务项,同时明确了每个任务项需要的资源以及需要达到的目标。项目执行过程中,团队成员在实践中不断对流程进行调整和总结,进一步优化的项目管理流程,确保了项目实施工作有序进行。

6.2 部门工作职责明确

项目实施推广需要多个部门资源协调配合,制定项目管理流程,对各个部门的工作职责进行了明确的规划,特别是公司和客户方的应当承担的责任。避免了在项目推广实施过程中出现责任不明而引起的工作停滞。同时项目启动阶段明确了项目客户方作为项目应急处理总负责部门,负责处理项目实施过程中的突发事件。

6.3 精细化的项目管理

为了配合项目管理流程,很多复杂的任务项进行了进一步的流程和规范制定,形成了很多项目管理流程的子流程管理。子流程管理以任务目标为导向依附于主流程。制定的子流程由各个任务负责人自行制定,确保了流程制定的灵活性,同时大大提高了团队成员的主观能动性。所有的工作任务在主流程和子流程的框架性形成一个有机的整体,整个项目在这种精细化的管理体系下有序的实施。

存在的不足

项目管理流程最大的不足是没有使用信息化系统来管理。项目的计划制定和执行可以采用专业的项目管理软件来进行管理。没有使用项目管理软件的原因主要由于项目工期很紧,项目团队都是新人,项目组又没有类似项目管理经验,因此,项目管理软件使用的学习成本很高。

同时,项目实施的监督和管控可以建立相应的数据统计分析系统和应急软件来辅助管理。由于当时没有开发资源,因此运营管理系统最终也没有开发完成。

相关建议

“没有对比就没有伤害”,在BN区智慧社区安防建设项目建立项目管理流程是一件很自然的事情,这是我的项目管理经验和习惯使然。在后来入职TSL公司之后,我接管了多个已经建设很久,迟迟无法验收的智能门禁项目,深究无法验收的原因,有很重要的一点就是没有制定一套实用的项目管理流程。

因此,我建议在项目启动之前,需要事先做好需求调研,明确好各个部门和岗位工作职责,制定一套实用的项目管理流程。同时,项目管理流程可以根据实际情况不断的优化,项目管理流程的制定核心是让其服务于项目的交付和验收。

参考书籍

《精益数据分析》:管理学大师、作家彼得·德鲁克有一句名言:“你无法衡量的东西,你也无法管理。”

《网易一千零一夜:互联网产品项目管理实战》:项目计划的本质是团队对何时完成任务的承诺,排斥做计划的真正原因在于人们不愿轻易做出承诺。

《启示录:打造用户喜欢的产品》:项目管理的核心任务是定制计划和跟踪进度。

《给经理人的第一课》:时间互偿:拟定流程计划应围绕着最关键的步骤,然后在考虑其他各项的产出时间,将其交错安排进生产流程里。

《硅谷之谜》:怎样才能提高生产效率呢?泰勒最看重的是优化流程和标准化管理。

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Jordanmax

作者: Jordanmax

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