惜文读书笔记 项目管理 【原创】企业知识管理实例:物联网智能门禁项目执行标准实施情况总结

【原创】企业知识管理实例:物联网智能门禁项目执行标准实施情况总结

一、引言 如何组建一个学习型的组织呢?建立企业的知识管理体系是一个很好的方式。为了更好的实施智能门禁项目(以下…

一、引言


如何组建一个学习型的组织呢?建立企业的知识管理体系是一个很好的方式。为了更好的实施智能门禁项目(以下简称智能门禁项目),公司特地在异地组建了一家新公司,我经历了公司从只有我1名员工到50多名员工的发展过程,为了让本地的团队快速的成长,也为了让项目经验很好的沉淀,我对智能门禁项目公司进行了企业知识管理。

二、什么是知识管理


2.1 什么是企业知识管理

知识管理是企业管理的一项重要的内容。在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统,让组织中的信息与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程,达到知识不断创新的最终目的,并回馈到知识系统內,个人与组织的知识得以永不间断的累积,从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以因应市场的变迁。

2.2 知识管理实施流程

企业知识管理主要包括认知、规划、试点、推广和支持、制度化等阶段。

阶段

流程说明

认知

统一企业对知识管理的认知,梳理知识管理对企业管理的意义,评估企业的知识管理现状。

规划

通过对知识管理现状、知识类型的详细分析,并结合业务流程等多角度,进行知识管理规划。

试点

按照规划选取适当的部门和流程依照规划基础进行知识管理实践。并从短期效果来评估知识管理规划,同时结合试点中出现的问题进行修正。

推广和支持

在试点阶段不断修正知识管理规划的基础上,知识管理将大规模在企业推广,以全面实现其价值。

制度化

知识管理成为综合企业运作机制的一部分,从而把知识管理全面融入企业战略、流程、组织、绩效等管理体系。

2.3 知识管理的作用

1.提高组织智商

企业知识管理可以依据知识库构建各部门各岗位的学习培训计划,让组织成员随时自我充电 ,成为“学习型团队”,进而提高整个组织的智商和战斗力。

2.提升组织记忆

知识管理对纷杂的知识内容(方案、策划、制度等)和格式(图片、word、excel、ppt、pdf等)进行归类,对知识成果分门别类管理,提升了组织对知识的记忆力,进而提高组织知识的应用效率。

3.减少重复劳动:

企业的知识库让知识查询调用更加简单,充分利用知识成果,提供工作效率,减少重复劳动。

三、企业基本情况


3.1 项目简介

BN区社区安防智能门禁建设项目是一个典型的应用了物联网技术的互联网项目。项目覆盖了全区主城区一大半的物业小区和老旧社区,项目涉及全区30万居民,项目主要通过安装智能微卡口,实现对流动人口和人员进出进行管理。项目的建设大大提升了居民的财产和人生安全,同时辅助公安完成了覆盖区域的鲜活人口数据排查和统计。

智能门禁项目安装现场照片

智能门禁项目在BN区取得很好的成果,知识管理的目的是总结现有项目的成功实施经验,为项目在其他区域推广提供经验参考。

3.2 公司情况

智慧社区服务有限公司是总公司为了智能门禁项目专门开设的分公司。公司由最开始的1个人发展壮大到高峰的60人,最后又因公司战略调整,公司成员精简到3人。

智慧社区服务有限公司主要业务就是配合公安局,为辖区内的老旧社区和物业小区推广和安装智能门禁系统。公司主要部门包括行政部、市场部、安装部、运维部、客服中心、软件研发等。

四、知识管理实施步骤


知识管理目的就是将智能项目实施流程进行整理和分类,建立一个智能门禁项目知识库,将知识管理融入到项目建设中。我们根据公司和项目实际情况,制定了新的智能门禁知识管理实施步骤。

知识管理核心流程—惜文读书笔记

4.1 认知

认知是知识管理的第一步,主要任务是统一企业对知识管理的认知。

在建立企业知识管理体系之前,我们召开了知识管理动员会,给公司主要部门负责人进行了知识管理的培训,通过让各个部门负责人了解到知识管理对于公司管理的意义,以及他们所需要配合完成的工作。在组织内部达成统一的共识之后,组建了一个知识管理体系建设小组,选择了一名企业知识管理负责人,由负责人带领小组负责整个企业知识管理体系的建设工作,企业所有部门领导和员工配合知识管理建设小组的工作。

4.2 规划

知识管理规划主要任务整理知识库的结构。智能门禁项目实施流程是项目的核心工作内容,主要包括勘测、签约、安装、采集和运维等流程。我们评估了项目的现状,总结了以往项目实施过程中的经验和教训。并以此以为基础,将智能门禁项目知识库分为两部分。第一部分是公司层面的,需要各个部门相互配合完成的工作,第二部分是部门层面的,用于规范部门内部的各项工作内和流程。

知识管理体系—惜文读书笔记

4.3 创造

在完成知识管理规划之后,我们制定了详细的知识体检计划。各个相关人员根据执行好的知识管理编写计划,完成相应知识整理和编辑。

公司部分知识系主要是企业知识管理体系负责人编写,各个部门负责人开会进行评审和修订。部门部分知识体系由各个部门的负责人进行编写,由企业知识管理负责人和建设小组来进行评审,编写人员修订。

我们采用钉钉云盘来作为知识管理软件,知识编辑之后进行上传,修订之后进行知识版本更换。

4.4 试点

知识完成编辑和评审之后,我们会在实际工作中运营知识进行实践,以确认知识库的知识是否具有实用价值。知识的编辑者负责跟踪实践效果,并根据试点效果,对知识库中的知识进行修正,对于没有价值的知识进行删除。

4.5 推广

在试点阶段确认知识库的实用价值之后,我们会在在更大的范围进行推广知识管理,同时慢慢将知识进行全员分享,将知识管理工作逐步让融入到整个公司业务中。

4.6 制度化

在完成智能门禁项目的实施阶段工作之后,项目进入到运维期,这个时候公司计划在其他区县推广智能门禁项目。此时,公司制定了智能门禁项目管理制度,结合公司绩效考核标准将知识管理制度化,使得知识管理成为公司运作机制的一部分。

五、企业知识管理应用效果总结


5.1 企业知识管理案例成果

从整个公司和项目运转情况来看,智能门禁公司的知识管理还是取得了很好的效果。在智能门禁项目启动之后,整个智慧社区服务公司高速的运转,智能门禁项目的推广实施速度和质量管理大大超过竞争对手,也得到了客户方和居民的认可。项目最后成为全国性社区安防建设试点项目,许多行业竞对手和公安厅都来参观和学习我们的项目实施经验。

5.2 企业知识管理优势

通过这次企业知识管理实践,对整个公司和项目的运转起到了很多积极的影响。

5.2.1 实现工作过程监控激励和过程纠偏

过程是为目标服务的。智能门禁项目知识管理实现了过程控制,关注执行细节,掌握过程信息,监控和引导执行方向,保证执行效率。同时,及时发现与纠正执行中的方向性错误,保证目标顺利实施。

5.2.2 推进组织扁平化和信息通达

通过知识管理管理,消除信息孤岛,帮助员工和领导准确掌握智能门禁项目整体和细节执行信息,避免因层级过多引起的信息失真,提高工作和管理的精确度,从而促进组织扁平化。

5.2.3 实现人才复用

通过知识管理辅助,提升员工工作效率,减少决策失误,最大化提升员工综合知识水平。员工调转、离职、升迁等,可迅速、方便地进行任务资源移交,保证组织正常运营,减少因人员变动带来的损失和隐患。

5.2.4 实现知识和经验积累

通过过程化的文档记录,保存与积累知识经验与成果,提高知识管理能力,实现无形资产增值。

5.2.5 有助于提高员工素质

通过知识管理,促进内部良好的人文交流和经验共享,从而帮助组织建立和传播健康的管理基因、管理文化、企业文化,从本质上促进员工个人素质的提高,促进团队建设和梯队建设。

5.3 存在的不足

企业知识管理在取得一定成果的同时,还存在很多不足的地方。

5.3.1 没有采用专业的知识管理软件

公司组建的时候,为了锻炼员工文档编辑能力,在进行知识管理时,很多知识管理的文档都要求采用office办公软件编写的,编辑完成之后上传钉钉的钉盘进行共享。实际上,企业的知识管理需要采用语雀这类型专业的知识管理SaaS软件,非常方便在线编辑和分享。

5.3.2 知识管理覆盖范围不足

智能门禁项目知识管理主要针对的是智能门禁的项目管理知识,对于产品研发的知识管理只覆盖了软硬件说明文档。没有涵盖产品设计、编码规范、软件发布、安全测试、硬件3C认证等软硬件产品管理方面。因此,如果要做到知识管理的全覆盖,还需要将知识管理深入产品管理工作中。

六、企业知识管理心得和建议


无论我们做项目还是管理公司,工作经验的整理和沉淀都是有必要的,知识的积累过程也利于创建自我学习型的团队。因此建立知识管理体系对于每个公司都是有必要的。同时,企业知识管理体系的建立也需要根据企业自身的发展情况来制定,要以提高企业效率和团队战斗力为最终目标。不切实际的制定和标准不但会消耗人力成本,还会引起员工被动的附和,影响团队生产力。

参考书籍

《好好学习 : 个人知识管理精进指南》:只有能够改变行动的信息才是知识

《给经理人的第一课》:一个重要提高产能的方法,便是找出哪些生产或管理活动具有较高的杠杆率。将工作流程简化可以提高杠杆率。

《给经理人的第一课》:建立严格的流程来防范潜在的办公室政治,并认真执行。

《态度:四十封启明家书》:专业素养意味着遵守流程和行为规范。

《硅谷之谜》:怎样才能提高生产效率呢?泰勒最看重的是优化流程和标准化管理。

结网@改变世界的互联网产品经理:选用轻量级的、对团队现有工作习惯入侵小的工具,可以事半功倍。

本文来自惜文读书笔记(www.xiwen520.com),转载请注明出处https://www.xiwen520.com/2164.html
Jordanmax

作者: Jordanmax

惜文读书笔记是面向职场人员的读书笔记网站。为您提供互联网、经营管理、投资理财、教育书籍原文摘录,并且分享职场基本技能、项目管理和产品经理相关知识和经历。

发表评论

邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

评论列表(1)

返回顶部