惜文读书笔记 项目管理 【原创】7.项目数据化管理:采用Excel数据透视表设计智能门禁项目数据仪表盘

【原创】7.项目数据化管理:采用Excel数据透视表设计智能门禁项目数据仪表盘

一、引言 项目管理的关键在于项目根据计划执行,在有限的资源条件下成功交付项目成果。项目的任务完成情况体现了项目…

智能门禁项目运维仪表盘—惜文读书笔记

一、引言

项目管理的关键在于项目根据计划执行,在有限的资源条件下成功交付项目成果。项目的任务完成情况体现了项目的进展和执行情况。然而,项目任务的多样性和多边性等情况的存在,我们经常并不能及时的掌握项目任务完成请的准确信息,这样可能会导致项目任务安排和计划执行变得盲目。

如果能用数据化思维,对项目进行数据化管理,将项目任务目标和完成情况进行量化跟踪和反馈,就掌握项目任务完成情况的充分信息,从为项目计划安排的任务执行提供数据参考依据。

今天分享一下,我们在没有项目管理软件的情况下,如何使用Excel表格的数据透视表,对一个施工2年被居民投诉到停工的项目进行项目数据化管理(这句话的确有些拗口)。

二、项目背景

2.1 项目建设内容

上清寺智能门禁项目(以下简称上清寺项目)是个公安牵头建设的社区安防项目,通过智能门禁的安装提高社区安全防护,同时采集居民人口和门禁使用数据并传送到公安的内网。项目的建设内容包括:

2.1.1 设备安装和维护

项目覆盖上清寺老旧社区的500多扇单元门,每个单元门为一个微卡口,需要安装智能门禁机、摄像头、路由器、单元门、雨棚、线路、网络、闭门器等设备,并确保设备的正常运行和故障的及时处理。

2.1.2 数据采集和传送

项目所涉及的3万人口的身份数据和门禁使用日志数据需要采集需要上传到公安的网络。人口身份数据通过现场地推来完成,门禁机日志数据通过电话线和网络进行传输。

2.2 项目存在的问题

项目原计划开工2个月内完成项目验收。然后,项目的实施2年了,因为产品质量和运维等问题,引起了大量的问题。影响到项目验收和实施的问题主要有三个。

2.2.1 项目因居民投诉,导致验收被搁置

设备的故障导致智能门禁无法正常使用,从而引起了大量的居民投诉,由于无法在短期内解决项目投诉的问题,业主直接叫停了项目实施和验收工作。

2.2.2 设备故障频繁,整体故障数据未知

项目中设备在2年前就完成了安装,很多设备因为使用不当或质量原因出现了故障。然后具体有多少设备出现故障,主要的故障类型是什么,公司内没有一个人知道具体的数量,因此对于如何解决故障的问题无法进行统一的规划。

2.2.3 智能门禁数据传输数据量不足

项目建设的一个重要目的是为了采集居民的人口身份数据和门禁使用数据,由于设备故障和居民不习惯单元门的改变,导致设备的使用率很低,因此导致门禁使用日志数据传输数据量不足。但是公司竟然没有办法提供一个很好的工具来查询门禁机在线状态,这导致需要消耗大量的人力现场排查以确认门禁机是否在线。

三、项目数据化管理方案

在项目数据化管理之前,我们需要先做一些准备和规划。

3.1 明确目标

首先,我们需要确认当前最重要的任务是什么。项目的最终目标是尽快完成项目的验收,收回项目合同款。以此为基础,我们通过部门内部沟通,初步确认了当前阶段最终要的三个任务目标。

任务

详细说明

确认门禁机安装数量

门禁机数量是项目结算依据

确认上传数据门禁机

门禁机数据是否上传是验收的最重要标准

故障门禁机及原因

门禁机是否正常使用影响到居民口碑及项目验收

确定了任务目标,我们经过项目组进一步的讨论,我们确认需要对如下关键的项目数据进行统计和跟踪。

  • 上清寺范围内到底有多少台门禁机?
  • 正常上传数据的门禁机数量是多?
  • 每台门禁机的运行状态是怎么样的?
  • 故障门禁机的数量是多少?
  • 故障的类型有哪些?
  • 每个社区门禁机运行的情况如何?
  • ……

3.2 确认量化工具及方法

虽然公司有庞大的研发团队,但是可以让我们部门利用的开发资源有限,暂时无法开发一套有针对性的门禁项目管理系统。之后,我们又试用了几款表单工具,也都不无法满足需求。

我们给团队成员演示了CY公司做的智能门禁客服数据仪表盘,最终我们采用Excel数据透视表来对门禁机运行状态进行统计和跟踪。

3.3 量化具体任务目标

接下来,我们需要做的就是把目标任务数据化,直观的呈现设备类型及设备的状态数据。我们将每个单元门作为项目数据表的主字段,然后将所有的设备类型和设备的状态进行梳理。

门禁机故障类型—惜文读书笔记
门禁机故障类型

数据字段的整理是一个繁琐的过程,需要根据实际的情况不断的修改字段的不同状态。例如设备的状态就有很多种:

智能门禁故障类型字段说明—惜文读书笔记
智能门禁故障类型字段说明

3.4 任务责任分工与执行

我们采用了数据分析方法,制定了项目数据化管理的工作流程。

智能门禁项目数据化管理流程

配合工作流程,我们重新对项目组工作任务进行了分工。

岗位

人数

职责

项目经理

1

负责和客户汇报项目进度,管理外包商

现场运维

4

对门禁机片区进行责任划分,负责片区内的门禁机使用情况调研、状态上班和故障汇报处理。

数据分析员

1

数据建模,接受上报数据,并更新数据形成报告。

3.5 开发在上查询系统

门禁机是否在线和使用是判断终端是否正常使用的两个关键依据,为了提高门禁机排查工作的准确性和效率,我们利用有限的开发资源让研发团队给我们做了一款可以在手机上查询门禁机状态的WAP页面。查阅页面需求的提出我们直接提供了产品的原型图,研发团队很快的受理了我们的需求,并完成了开发任务。

门禁机在线状态查询—惜文读书笔记
门禁机在线状态查询

四、项目数据化管理应用效果

4.1 项目数据仪表盘

由于任务分工明确,同时又有新开发的门禁状态查询工具,在两天时间内就把所有的门禁机现场情况数据采集回来。数据更新到Excel表格之后,通过数据仪表板很好的展现了项目任务数据。

智能门禁项目运维数据仪表盘—惜文读书笔记
智能门禁项目运维数据仪表盘

4.2 项目数据更新和汇报

项目数据仪表盘我们每天都进行更新,项目参与人员会根据仪表盘进行有针对性的故障维护,故障修理好之后第一时间反馈给项目助理,由项目助理更新项目数据表。

同时我们会在每周的项目周汇报文档里面补充项目数据仪表盘,以及每周的数据变得和下周的任务目标。

4.3 工作方法得到客户的认可

整个项目在实现数据化管理之后一个月,执行的效果超出了预期。项目组成员通过项目数据仪表盘有针对性的安排工作和解决问题,大大提高了维护工作效率和质量。同时,客户方通过项目数据仪表盘了解到了问题解决的情况和进展,也认可了我们的专业性和解决问题的能力。三个月后,项目验收申请工作也启动了。

五、经验和不足

5.1 经验总结

实际上,上清寺项目在实现项目数据化管理之前,项目实施情况远比我描述的严重。通过项目数据化管理,实现了对项目任务的量化,大大提高了项目管理的效率和质量,进而帮助项目组摆脱了当前的困局。我个人认为项目数据化管理主要目的有两点:

  • 数据更加客观,能够更加准确的反馈项目情况
  • 数据是驱动力,使得项目执行更加的有针对性。

因此,项目经理需要具备数据化思维。可以通过数据工具我们可以对项目目标、过程和结果进行数据化,协助我们更好的做好项目管理工作。

5.2 不足之处

使用Excel数据透视表作为项目数据化管理的工具不够智能,像上清寺这种有智能终端的系统集成性项目,最好的解决方案还是开发一套智能化物联网运营维护管理平台,使用信息化系统实现设备的安装、控制、工单和维修,同时统计和监控设备运行状态。这样可以免去人工排查和数据登记的工作投入,并且项目数据仪表盘的数据实时更新。

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参考书籍

《数据化决策》:在绝大多数组织里,由于相关的“无形之物”在人们眼里是不可量化的,因此在做决策时,人们几乎从未获得充分信息。

《智能时代:大数据与智能革命重新定义未来》:使用数据的标准流程:获取数据——分析数据——建立模型——预知未来。

《谁说菜鸟不会数据分析(入门篇)》:数据分析的目的是总结出所研究对象的内在规律。数据分析能够帮助管理者进行判断和决策,以便采取适当策略与行动。

《简单统计学》:我们如何区分正确理论与胡诌之间的区别?常识和新数据。

结网@改变世界的互联网产品经理:选用轻量级的、对团队现有工作习惯入侵小的工具,可以事半功倍。

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Jordanmax

作者: Jordanmax

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