惜文读书笔记 职场技能 【原创】公司工作会议纪要编写规范及模版格式

【原创】公司工作会议纪要编写规范及模版格式

很多人认为会议纪要的编写是助理或文秘该做的事情,其实工作中的会议纪要编写是一项非常重要的工作。在我从业过程中,…

很多人认为会议纪要的编写是助理或文秘该做的事情,其实工作中的会议纪要编写是一项非常重要的工作。在我从业过程中,我主动承担了很多会议纪要的编写工作,特别是部门之间协助会议和公司对外沟通会议。一份好的会议纪要编写会议纪要编写也一直都是我内部培训会议重要分享主题。


1.为什么工作会议纪要很重要

我个人认为会议纪要的编写是员工需要掌握的基本能力,同时也是团队协助的重要沟通材料。

1.1 会议纪要是可以呈现员工工作能力

会议纪要是很好的锻炼员工整体素质的方式,同时也是让领导和同事直接了解员工工作能力的方式。主要表现在:

  • 要编写好工作会议纪要,需要有很好逻辑思维,可以将会议过程中大家的发言提炼出精华;
  • 编写会议纪要需要有很好的文字能力,可以大家的发言变成精炼、流畅的文字。
  • 会议纪要一般需要需要和相关参会人员沟通并最终定稿,因此会纪纪要编写人员需要有很好的表达和沟通能力。
  • 会议纪要一般需要报送相关领导、同事,这可能是你的直属领导、甚至更高级别领导能直接接触到你文字能力、逻辑思维、领悟技巧的最直接的方式。

1.2 会议纪要是会议的最直接的成果

公司的工作会议是一种团队沟通的渠道,会议纪要就是这种沟通的成果。一般会议纪要里面记录了会议达成的工时、目标、计划和方案等信息。这些信息都是会议结束之后工作安排的参考资料。

如果会议纪要没有编写好,出现重要信息没有说明清楚、记录了错误信或者表达不清楚让人产生歧义,这些问题不但会造成二次沟通的成本,严重情况还会导致会议后续工作朝着错误的方向发展。

因此,会议纪要一定要把会议成果明确清楚,避免参会人产生歧义,从而为后期的工作提供更明确的指导。

1.3 会议纪要是有效的证明材料

在公司内部的跨部门协助会议后,会议纪要可以作为双方协助的行为准则。在对外沟沟通和谈判时,一般都会将双方达成的共识编写到会议纪要里面,并且发送给双方进行确认。如果双方打起官司,会议纪要可以作为呈堂证供。我自己就因为在一次公司收购谈判过程中,遗漏了一次重要的会议纪要的编写工作,导致花费了很多精力收集辅助证明材料。我方的律师说,如果当时有做一份会议纪要就好了……。

终上所述,大家在工作中要养成做会议纪要的习惯,特别是对于重要的会议,建议一定要做好会议纪要。

2. 是选择会议纪要和会议记录?

会议纪要和会议记录是有很大。二者的主要区别是:

第一,性质不同:会议记录是与会者讨论发言的实录。会议纪要只需要记录会议要点。因此,对于会议记录,有时候需要通过录音辅助记录。

第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

公司的会议一般都偏向工作的安排和落实,强调会议后的实践。因此,推荐公司内部使用效率更高的会议纪要来呈现会议成果。

3. 编写会议纪要需要注意几点规范

会议纪要也是一种工作中常见的一类文档,编写会议纪要注意以下几点:

3.1 要记会议要点

会议纪要要“纪要”,不要“记录”。纪要是要只记重要的、重点的、关键的内容,不可以分不清主次和轻重的把会议过程和与会人发言都“抄录”下来。同时,会议纪要也贴近会议主题,把握会议目的。

3.2 内容要归纳

会议纪要要“归并”,不要“照搬”。有时一个会议研究多个事项,每个事项里面都涉及加强领导、建立组织、完善制度、细化措施、强化保障等内容,其中有些可能交叉和重叠,这时就可以适当分类、归并,不要刻板地按会议研究的议题顺序照抄照搬。

3.3 会议信息要全面

会议纪要还需要记录会议相关信息,包括会议时间、地点、内容、主持人、参加人、记录人,等等,这些都要严格规范,不可或缺。

3.4 文字表达要规范

会议纪要文字表达要“自然”,不要“生硬”。会议纪要各自然段起承转合,一般以“会议认为”“会议揩出”“会议决定”“会议要求”“会议强调”等过渡,不可生造词汇。

4. 工作会议纪要模版推荐

我个人在从业过程中使用了很多不同的会议纪要的模版,下图是我自己平时参考得比较多的一个会议纪要模版,这个会议纪模版来自于图书《软件项目管理与素质拓展》。这个会议纪要模版的特点是将会议的结果分为行动、决定、状态和下次会议时间四个状态,并且有相应的责任人和任务时间,很适合作为工作会议的模版。

会议纪要模版格式

同时,会议纪要模版没有统一的格式要求,每个公司或者团队可以根据实际情况选择适用的会议纪要模版,建议同一个团队或者同类型的工作选择统一的会议纪要模版。

5. 总结

综上所述,编写会议纪要对于员工来说是项很重要的工作,优秀的会议纪要不但可以促进会议思想和工作的执行,也可以凸显出编写者的基本素质、工作态度和工作能力。因此,建议大家要重视会议纪要的编写,在实际工作中总结出合适的会议纪要模版,同时提高自己的文字编写能力,以提高会议纪要的编辑水平。

点击查看:如何组织和主持公司工作会议|完整会议流程

参考书籍

《增长黑客》:会议目的是聚焦于成员提名的想法并共同决定试验计划。

《苦难辉煌》:实践在导致会议。实践也在证实会议。

《网易一千零一夜:互联网产品项目管理实战》:要想清楚你想在会上达到什么效果,解决什么问题,要弄清楚需要得到哪些人的帮助。

《给经理人的第一课》:会议本身并非“活动”,它只是个“媒介”。

《非暴力沟通》:如果我们在集体讨论时漫无目的地发言,那么,会议很可能会毫无成果。

《重来:更为简单有效的商业思维》:会议的真实成本令人咋舌。单从成本角度来分析,10人参加一小时的会议很快就会变成负债,而不是资产。

《卓有成效的管理者》:一个人人都随时开会的组织,必是一个谁都不能做事的组织。参加会议的时间占总时间1/4以上,那一定是一个浪费时间的不健全组织。

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作者: Jordanmax

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