惜文读书笔记 职场技能 【原创】文档规范格式:互联网行业如何写好产品、项目和工作Word文档

【原创】文档规范格式:互联网行业如何写好产品、项目和工作Word文档

一、引言 在互联网从业者中,许多人认为文档编写不是自己的本职工作,只要做好自己本职工作就可以了,不需要很好的写…

一、引言


在互联网从业者中,许多人认为文档编写不是自己的本职工作,只要做好自己本职工作就可以了,不需要很好的写作能力

这种观念就是错误的,良好的写作能力是工作的润滑剂,有利于思考和沟通,并且提高工作效率。因此,员工除了掌握岗位所必须的业务能力外,一定要认识到写作的重要性,并通过锻炼提高自己的写作能力。

二、工作写作的重要性


员工提高工作写作能力的第一步是认识到写作能力的重要性,只有明白了写作能力的重要性,才会有学习的动力,并积极主动学习写作技巧。

2.1 写作无法避免

随着电脑的普及,几乎所有的岗位都要求掌握Wordoffice办公软件的使用,日常工作无可避免的会涉及到文字编写的工作。同时,对于售前工程师、项目经理、产品经理等岗位,文档的写作能力是必备的工作技能。

2.2 写作是一种沟通方式

写作是工作中一种基础的沟通方式,为了打破沟通双方在时间和空间上面的沟通,都需要用文字来进行沟通交流。比如每周的工作汇报、项目进展情况、当前存在的问题……。

同时,写作又是一种高效的沟通方式。例如在进行工作汇报时,编写一份文档或者文字说明然后发送出去,可以实现一对多的沟通,可以大大提高沟通的效率。

2.3 写作是辅助思考的工具

当我们想把一个问题思考得深入时,把它写出来是一个很好的方式。在写作的过程中,大脑考虑问题的主动性会提高,并且人在此时会更加的安静,有益于提高思考的全面性和思考深度。把思考过程用文字表述出来,是思考的成果的呈现,通过阅读这些思考记录又使得思考得以延续和深入。

2.4 写作可以让你更会说

“写”是思考的深化,将事情写出来后再通过口头来表达,会使得口头表达的内容架构和调理更加的强。因此,经常性的写作是可以加强口头表达的能力。

2.5 写作可以建立知识库

我们在工作过程中,会经常写一些同类型的文档,例如需求调研之后,都需要写需求分析文档,这些文档就可以成为自己的个人知识库,在以后的工作中,在需要的时候方便日后翻看和复用,以此完成写作能力的积累和提升。

三、互联网工作中主要文档


在互联网工作中,需要运用到写作技能的就是编写工作文档,文档是一种促发思考,辅助设计,查漏补缺,团队合作的重要工具。工作文档不只是用于自己工作,更多是用于组织和协调工作的。互联网行业,不同软件产品需要编写的文档不同。我们这边简单介绍一下项目管理和产品关联的相关文档。

3.1 软件项目管理文档

软件项目的用户很多都是企业事业单位,对于软件的研发过程比较的重视,政府采购类的项目在验收会现场还会审核项目开文档。一般软件项目的主要文档有如下几种:

开发人员

维护人员

管理人员

营销人员

用户

可行性研究报告

项目开发计划

软件需求说明书

数据要求说明书

测试计划

概要设计说明书

详细设计说明书

数据库设计说明书

用户手册

操作手册

测试分析报告

开发进度月报

项目总结报告

维护和修改建议

产品市场宣传资料

3.2 产品管理文档

互联网产品大多是针对终端用户(C端用户),产品经理主要接触的是三个文档,商业需求文档(BRD)、市场需求文档(MRD)、产品需求文档(PRD)

产品文档

补充说明

商业需求文档(BRD)

    1. 产品介绍:描述你的产品,解决了什么问题
    2. 商业模式:如何赚钱
    3. 市场分析:分析整体趋势和细分领域
    4. 竞品分析:竞争环境和竞争优势;
    5. 发展规划:产品功能迭代;
    6. 团队介绍:哪些人做哪些事

市场需求文档(MRD)

    1. 目标市场分析:市场有多大
    2. 目标用户分析:用户的需求
    3. 产品与服务:
    4. 市场需求:推广计划

产品需求文档(PRD)

    1. 获取需求:访谈、调查、资料收集、发现需求……
    2. 需求说明:用户画像、需求描述、需求分析……
    3. 业务流程:业务流程图、功能结构图

3.3 需求文档最重要

对于互联网产品,需求是软件项目和互联网产品研发的驱动动力,对于项目管理和产品管理,需求文档都是比较重要的工作文档。一份完整规范的需求说明文档可以避免软件开发过程中的需求变更,进而规避研发风险。

四、工作写作步骤


4.1 情景分析

情景分析是在写作之前的思考,需要思考文档是写给谁看,需要要写哪些内容,最重要的是需要考虑通过写作,需要达到什么效果。

4.2 结构设计

在写作之前,可以根据自己的需要设计写作结构。写作结构需要和写作内容进行匹配,结构需要有层次、有顺序,方便阅读。可以采用思维导图工具,来辅助写作结构设计。

4.3 内容编辑

在这个过程中就是需要根据写作结构,将各个部分的内容进行填充。内容编辑考验的就是文字功底,建议在写作过程中思考清楚再落笔,同时不要怕自己写得够不好,好的文档都是需要反复修改的。

4.4 审核

文档写完之后,为了确保文字的美观和严谨,需要对进行写作评审。审核工作首先是对格式和错别字进行检查,然后再检查文笔是否通顺,内容是否完善以及是否存在歧义。

五、工作写作学习建议


5.1 阅读是基础

当一个人见识不够多的时候,我们的视野、舞台,是会受限的。独立的思考能力、还有想像力,都是建立在足够有见识上。

如果没有丰富的知识,写作内容就会有局限,不够全面。而阅读刚好可以打开我们的视野,增长我们的见识。因此,良好的阅读习惯是提高写作能力的基础,对于工作写作,可以通过看别人的文档,行业新闻和书籍,从中拓展知识面并积累写作素材。

5.2 采用规范格式

工作写作一般都会有统一或通用的写作格式,在写作之前最好选择公司或行业统一的写作模版。这样既可以保证文档写作风格的统一,又可以减少文档写作的结构设计工作。同时,在工作写作中,一定要有意识的积累自己的写作格式,这样不但是写作经验的积累,也成为自己的知识库得以复用。

5.3 利用图表

“一图顶千言”,在文档编写的过程中,要善于利用图片和表格代替文字来表达。图片和表格的使用可以让阅读者快速理解,加深阅读记忆。同时也体现写作的专业性。

5.4 实践才是最好的锻炼

为了提高写作能力,最好的方式还是多写,多总结。在日常工作、生活和学习中,要养成使用文字来表达自己想法的习惯,多多利用文字来进行记录和思考。写作多了,会提高写作的积极性,也不断提高自己的写作技能。

六、工作写作技巧书籍推荐


写作的书籍有很多,对于互联网工作需要很好的逻辑思维和发散能力,以下两本关于写作思维的书籍很适合刚刚从业的新人。

6.1 入门级:方格笔记本

方格笔记算是将康奈尔笔记的方法进行了深化和实践,它提供了一个套简单、实用的思考问题和写作的结构。这本书非常的薄,内容简单,很适合学生和职场新人阅读。也可以直接上网查询“方格笔记”了解它的结构,只要能理解它思维结构,也可以不用看书。

方格笔记

6.2 基础:金字塔原理

《金字塔原理》是麦卡锡公司(世界级领先的全球管理咨询公司)的经典畅销书。金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。这本书的SCQA模型是一种很好的思考和表达工具,很适合在编写工作和项目汇报是使用。另外一本《麦肯锡教我的写作武器》书本思想和《金字塔原理差不多》,书本内容更偏向写作,也推荐阅读。

金字塔原理读书笔记

点击查看:金字塔原理读书笔记

SCQA分析模型

6.3 进阶:哈佛非虚构写作课

工作的文档写作都属于非虚构类写作,《哈佛非虚构写作课》是一本畅销的非虚构类写作书籍,书本分享了很多优秀记者和作者独到的创作经验。涵盖各个方面,从寻找一个好的主题、搭建故事的叙事结构、塑造作品品质,到撰写和出版你的第一本书,是新闻、电视、广播、纪录片等从业人员,以及自由撰稿人的必读参考。

对于想要深度学习工作写作的人来,这本书很值得阅读。

哈佛非虚构写作课

点击查看:哈佛非虚构写作课读书笔记

七、总结


写作能力是一项基本工作技能,也是很多其他能力提升和展现的润滑剂。对于互联网行业的新人来说,首先要意识到文档写作能力的重要性,然后在日常工作中不断的学习和锻炼自己的写作能力。良好的写作能力会提升自己的表达和沟通能力,也会优化思维结构和洞察力,从而更好的在工作中得到综合技能的提升。

参考书籍


  • 《大学之路:陪女儿在美国选大学(下册)》:哈佛大学一共为本科生开出了3500门课,对所有学生统一提出要求的课程只有一门,即写作。
  • 《哈佛非虚构写作课》要讲好一个故事,就需要有一个好的设想,一个关于为什么这个故事能行的好想法。简单说,你必须把你的故事跟某种更大的东西联系在一起。
  • 《麦肯锡教我的写作武器》商务文案不能让读者去推敲意境,要尽量减少接收者的负担。
  • 《重来:更为简单有效的商业思维》一个优秀的写手,其优点并不仅仅在于写作。文法清晰代表思路明晰。优秀的写手都懂得如何与人沟通。如今,会写就代表会思考。
  • 《高效能人士的七个习惯》:阅读和定期写作是磨砺心智的有效方式
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作者: Jordanmax

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