一、概述

文档是一种促发思考,辅助设计,查漏补缺,团队合作的重要工具。工作文档不只是用于自己工作，更多是用于组织和协调工作的。

几乎每个岗位都有工作文档编写的要求，格式统一文档方便对文档的浏览。同时统一、整齐、美观的文档格式代表着企业的形象，工作的态度。因此，在工作文档编写时，需要确保文档格式的规范。

工作文档最常用的编辑软件就是微软公司的Word。今天就用Word来说明一下工作文档编写的规范。

二、文档命名

2.1 文档命名规则

为了实现对文档的快速、准确定位，所有的文件取名要求清晰、有意义，能简要说明文件内容。文档名由有意义的字段构成，命名标准为：客户公司/客户名称+项目/产品名称+文档类型+版本号+时间+编辑者。部分字段之间使用连接线“—”或括号“（）”进行分割。

2.2 文档命名范例

例如：“阿里八八智能门锁产品—需求分析报告V1.2（20200626）（麻花腾）”。该文档文档名称字段补充说明如下：

• 阿里八八：公司名称；
• 智能门锁产品：产品名称。
• 需求分析报告：文档类型，用来说明文档作用。
• V1.：文档版本，一般建议第一份文档版本为“初稿”；
• 20200626：文档编辑时间，如果一天内编辑了很多次，可以在时间后再加上“01”、“02”来进行标识。
• 麻花腾：文档作者。

另外，office办公软件文档命名之后，还需要对文档属性修改，具体操作是打开office文档－>文件－>属性 （标题、作者、单位）。

三、文档内容

3.1 文档标题

文档标题需要简洁完整，命名标准为：客户公司/客户名称+项目/产品名称+版本号。（例如：阿里八八公司智慧社区项目—建设方案V1.0 ）。

如果是文档页数比较长的文档，建议可以将标题单独做成封面页。封面页需要增加上公司名称和日期，同时可以加上外边框。

3.2 版本控制

很多文档在经过反复修改，最初版本和最终版本差别可能是巨大的，并且在文档的编写过程中可能存在多人参与编写的情况。版本控制就是通过记录文档修改历史，版本控制需要记录的信息是：作者、参与者、起止时间、版本、修改记录、审阅记录等，如下表：

3.3 目录

一般文档页数过多，可以根据需要给文档加上目录，以方便文档的阅读，特别是打印之后的长文档。需要注意的是：在文档编辑之后需要对文档目录进行更新，以避免子标题修改之后和文档目录不匹配的情况。

3.4 文档结构

使用Word的编号列表和标题样式，可以给文档内容设置栏目结构。在视图－>导航窗格中应可以看到整个栏目的结构。

建议根据自己的需要编辑一个通用的Word文档模版，里面设计好文档的标题和列表。这样就可以重复使用，提高编辑栏目结构的效率。

3.5 文档字体

文档的标题、正文、应有统一规范的字体。具体的字体大小需要根据实际需要设置。一般正文的字体有如下情况：

• 比较长的技术方案类型的文档，正文字体使用宋体小四号字；
• 比较短的需求分析和调研的文档，正文可以使用微软雅黑字体；
• 给政府事业单位汇报文档，正文字体为仿宋体三号字；

3.6 图片表格

文档中的图片和表格是起着辅助说明的作用，要求文档中的每个图片和表格都需要编号和说明，编号和说明的文字可以采用与正文小一号的不同字体来区分显示。

3.7 段落

段落的之间的行距，是否空行，紧密程度应当十分注意，影响整体美观。一般段落首行缩进2字符，行距为1.5。

3.8 页眉和页脚

页眉页脚有时候也可以利用起来。建设方案等对外文档的页眉，一般是公司LOGO和全称，右边是文档标题。页脚除了可以标注页码之外，还可以根据需要在左边用淡色的小字来标注版权信息或者联系方式。

四、文档格式审查

文档编辑完之后，除了审查文档内容之外，还需要审查文档的格式，确保文档格式是否符合文档格式规范的要求。

由于文档格式的混乱，将给所有查阅文档的人带来阅读麻烦，因此，文档编辑完成之后，编辑者需要对文档格式进行审阅和检查。有条件的情况下可以要求同事协助对文档进行检查和评审。

五、总结

规范工作文档格式可以体现出企业良好形象，同时也可以凸显出编写者的基本素质、工作态度和工作能力。因此，在工作文档编辑过程中，大家需要逐渐积累，确保文档格式的规范和统一。