会议是团队沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。很多人认为会议的组织和会议纪要的编写是助理该做的事情，其实工作会议的组织十分考验员工的组织协调、应变能力和执行力。因此，我在团队内部知识分享会都会分享如何会议组织和会议纪要的编写。那么，我们先分享一下一个好的的会议流程是怎么样的呢？
1. 确认会议必要性
有时候会议是由我们自己组织发起的，有时候是由领导交办的。无论那种情况，在我们组织的会议之前，需要问一个问题：为什么需要开会？也就是在组织会议前明确会议的目标：需达到什么效果，解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向，从而让会议变成没有主题的无效沟通。
2. 会议前：会议筹备
会议开始之前可能只是一个人的投入，会议一旦开始就会是一群人参与其中，因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下：
- 明确会议主题
- 会议实现的目标或产生的结果
- 参会者都有谁
- 会议日期、时间、地点
- 会议将持续多长时间
- 会议控制人员：支持人、决策者、记录员
- 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务
- 会议所要讨论的每个议题
- 筹备阶段所需的材料
- 确认会议需要的场所和工具满足会议要求
3. 会议启动：发送会议通知
接下来，我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容：
- 会议主题
- 会议实现的目标或产生的结果
- 参会者都有谁
- 会议日期、时间、地点
- 会议将持续多长时间
- 与会者在这个会议中分别承担什么任务
发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱，或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员，可以在会议通知发送之后，再通过电话进行会议送到确认。
4. 会议中：主持和控制
会议开始之后，会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议：
- 宣布会议的主题和目的
- 根据会议议程提出议题，然后征求与会者的意见
- 给与每个人阐述观点的机会
- 针对争论的问题展开全面的讨论，以便把会议引向深入
- 针对不同见解加以概况澄清，分析造成分歧的因素，以便达成共识或做出决策
- 偏离议题或纠缠于不必要细节时，及时引导回会议主题
- 遵守预定时间，不要拖延
- 会议结束时，对已取得结果进行概况
- 将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议，确定下次会议议题和时间。
以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。
在会议过程中，会议主持人人需要控制好会议节奏，会议决策者需要及时对争论问题给出结论。同时为了让会议变得更有效率，我们需要提醒与会人员发言尽量精简，必要的时候可以放一个闹钟来辅助控制会议节奏和发言时间。
5. 会议后：记录和跟踪
会议结束之后并不就代表着会议工作的结束，反而是会议进入到更重要的阶段：会议精神落实和执行阶段。具体工作如下：
（1）整理会议纪要
会议结束之后，最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录，而是要明确会议成果及后续安排。
一般公司的会议纪要都由记录员来编写，不过我个人建议由会议的组织者来编写，会议组织者更加理解会议目的，也需要对会议结果负责。
（2）发布会议纪要
会议纪要完成之后需要将会议纪要发送给相关人员，发送会议可以通过公司的办公系统或者公司邮箱发送。与发送会议通知一样，需要相关人员确认收到会议纪要。
散发会议纪要的重点是让相关人员确认会议成果和后续安排，因此在发布会议纪要时需要告知相关人员，对会议纪要有异议，需要在约定时间内提出，否则视为其对会议纪要内容默认。
（3）监督会后执行
会议纪要确认会议成果和安排之后，会议组织者就需要跟踪会议成果的落实情况。如果会议成果是制定了规章制度和工作方法，那么可以安排时间检查落实情况即可。如果类似项目工作安排会议，会议成果是制定了项目工作安排，那么就需要在会议结束之后制定工作计划并跟踪计划完成情况。
6. 总结
综上所述，一个完整的会议流程是：首先决定会议是不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议纪要。最后，还需要用有效的方式对会议后续工作进行跟踪和反馈，以确保会议成果的落实。
最后，建议大家一定要重视会议组织，在日常工作会议的组织中做好会议流程前后的各项工作，同时在此过程中不断提高自己个人能力，主要包括：组织协调能力、总结归纳能力、文档编写能力、应急处理能力、计划安排和任务执行能力等。
参考书籍
《增长黑客》：会议目的是聚焦于成员提名的想法并共同决定试验计划。
《苦难辉煌》：实践在导致会议。实践也在证实会议。
《网易一千零一夜:互联网产品项目管理实战》：要想清楚你想在会上达到什么效果，解决什么问题，要弄清楚需要得到哪些人的帮助。
《给经理人的第一课》：会议本身并非“活动”，它只是个“媒介”。
《非暴力沟通》：如果我们在集体讨论时漫无目的地发言，那么，会议很可能会毫无成果。
《重来：更为简单有效的商业思维》：会议的真实成本令人咋舌。单从成本角度来分析，10人参加一小时的会议很快就会变成负债，而不是资产。
《卓有成效的管理者》：一个人人都随时开会的组织，必是一个谁都不能做事的组织。参加会议的时间占总时间1/4以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织。
