惜文读书笔记 职场技能 【原创】4.如何组织和主持公司工作会议|完整会议流程

【原创】4.如何组织和主持公司工作会议|完整会议流程

会议是团队沟通协调的一个重要手段,开会开得好是一种效率,开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的,…

会议是团队沟通协调的一个重要手段,开会开得好是一种效率,开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的,才是一个成功的会议。很多人认为会议的组织和会议纪要的编写是助理该做的事情,其实工作会议的组织十分考验员工的组织协调、应变能力和执行力。因此,我在团队内部知识分享会都会分享如何会议组织和会议纪要的编写。那么,我们先分享一下一个好的的会议流程是怎么样的呢?

1. 确认会议必要性

有时候会议是由我们自己组织发起的,有时候是由领导交办的。无论那种情况,在我们组织的会议之前,需要问一个问题:为什么需要开会?也就是在组织会议前明确会议的目标:需达到什么效果,解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向,从而让会议变成没有主题的无效沟通。

2. 会议前:会议筹备

会议开始之前可能只是一个人的投入,会议一旦开始就会是一群人参与其中,因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下:

  1. 明确会议主题
  2. 会议实现的目标或产生的结果
  3. 参会者都有谁
  4. 会议日期、时间、地点
  5. 会议将持续多长时间
  6. 会议控制人员:支持人、决策者、记录员
  7. 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务
  8. 会议所要讨论的每个议题
  9. 筹备阶段所需的材料
  10. 确认会议需要的场所和工具满足会议要求

3. 会议启动:发送会议通知

接下来,我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容:

  1. 会议主题
  2. 会议实现的目标或产生的结果
  3. 参会者都有谁
  4. 会议日期、时间、地点
  5. 会议将持续多长时间
  6. 与会者在这个会议中分别承担什么任务

发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱,或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员,可以在会议通知发送之后,再通过电话进行会议送到确认。

4. 会议中:主持和控制

会议开始之后,会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议:

  1. 宣布会议的主题和目的
  2. 根据会议议程提出议题,然后征求与会者的意见
  3. 给与每个人阐述观点的机会
  4. 针对争论的问题展开全面的讨论,以便把会议引向深入
  5. 针对不同见解加以概况澄清,分析造成分歧的因素,以便达成共识或做出决策
  6. 偏离议题或纠缠于不必要细节时,及时引导回会议主题
  7. 遵守预定时间,不要拖延
  8. 会议结束时,对已取得结果进行概况
  9. 将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议,确定下次会议议题和时间。

以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。

在会议过程中,会议主持人人需要控制好会议节奏,会议决策者需要及时对争论问题给出结论。同时为了让会议变得更有效率,我们需要提醒与会人员发言尽量精简,必要的时候可以放一个闹钟来辅助控制会议节奏和发言时间。

5. 会议后:记录和跟踪

会议结束之后并不就代表着会议工作的结束,反而是会议进入到更重要的阶段:会议精神落实和执行阶段。具体工作如下:

1)整理会议纪要

会议结束之后,最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录,而是要明确会议成果及后续安排。

一般公司的会议纪要都由记录员来编写,不过我个人建议由会议的组织者来编写,会议组织者更加理解会议目的,也需要对会议结果负责。

2)发布会议纪要

会议纪要完成之后需要将会议纪要发送给相关人员,发送会议可以通过公司的办公系统或者公司邮箱发送。与发送会议通知一样,需要相关人员确认收到会议纪要。

散发会议纪要的重点是让相关人员确认会议成果和后续安排,因此在发布会议纪要时需要告知相关人员,对会议纪要有异议,需要在约定时间内提出,否则视为其对会议纪要内容默认。

3)监督会后执行

会议纪要确认会议成果和安排之后,会议组织者就需要跟踪会议成果的落实情况。如果会议成果是制定了规章制度和工作方法,那么可以安排时间检查落实情况即可。如果类似项目工作安排会议,会议成果是制定了项目工作安排,那么就需要在会议结束之后制定工作计划并跟踪计划完成情况。

6. 总结

综上所述,一个完整的会议流程是:首先决定会议是不是有必要开。如果有必要,就要进行会议的准备,包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议,要求遵守时间,会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结,同时有效的会议还要有符合标准的会议纪要。最后,还需要用有效的方式对会议后续工作进行跟踪和反馈,以确保会议成果的落实。

最后,建议大家一定要重视会议组织,在日常工作会议的组织中做好会议流程前后的各项工作,同时在此过程中不断提高自己个人能力,主要包括:组织协调能力、总结归纳能力、文档编写能力、应急处理能力、计划安排和任务执行能力等。

参考书籍

《增长黑客》:会议目的是聚焦于成员提名的想法并共同决定试验计划。

《苦难辉煌》:实践在导致会议。实践也在证实会议。

《网易一千零一夜:互联网产品项目管理实战》:要想清楚你想在会上达到什么效果,解决什么问题,要弄清楚需要得到哪些人的帮助。

《给经理人的第一课》:会议本身并非“活动”,它只是个“媒介”。

《非暴力沟通》:如果我们在集体讨论时漫无目的地发言,那么,会议很可能会毫无成果。

《重来:更为简单有效的商业思维》:会议的真实成本令人咋舌。单从成本角度来分析,10人参加一小时的会议很快就会变成负债,而不是资产。

《卓有成效的管理者》:一个人人都随时开会的组织,必是一个谁都不能做事的组织。参加会议的时间占总时间1/4以上,那一定是一个浪费时间的不健全组织。

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作者: Jordanmax

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