会议是团队沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。很多人认为会议的组织和会议纪要的编写是助理该做的事情，其实工作会议的组织十分考验员工的组织协调、应变能力和执行力。因此，我在团队内部知识分享会都会分享如何会议组织和会议纪要的编写。那么，我们先分享一下一个好的的会议流程是怎么样的呢？

1. 确认会议必要性

有时候会议是由我们自己组织发起的，有时候是由领导交办的。无论那种情况，在我们组织的会议之前，需要问一个问题：为什么需要开会？也就是在组织会议前明确会议的目标：需达到什么效果，解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向，从而让会议变成没有主题的无效沟通。

2. 会议前：会议筹备

会议开始之前可能只是一个人的投入，会议一旦开始就会是一群人参与其中，因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下：

1. 明确会议主题
2. 会议实现的目标或产生的结果
3. 参会者都有谁
4. 会议日期、时间、地点
5. 会议将持续多长时间
6. 会议控制人员：支持人、决策者、记录员
7. 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务
8. 会议所要讨论的每个议题
9. 筹备阶段所需的材料
10. 确认会议需要的场所和工具满足会议要求

3. 会议启动：发送会议通知

接下来，我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容：

1. 会议主题
2. 会议实现的目标或产生的结果
3. 参会者都有谁
4. 会议日期、时间、地点
5. 会议将持续多长时间
6. 与会者在这个会议中分别承担什么任务

发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱，或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员，可以在会议通知发送之后，再通过电话进行会议送到确认。

4. 会议中：主持和控制

会议开始之后，会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议：

1. 宣布会议的主题和目的
2. 根据会议议程提出议题，然后征求与会者的意见
3. 给与每个人阐述观点的机会
4. 针对争论的问题展开全面的讨论，以便把会议引向深入
5. 针对不同见解加以概况澄清，分析造成分歧的因素，以便达成共识或做出决策
6. 偏离议题或纠缠于不必要细节时，及时引导回会议主题
7. 遵守预定时间，不要拖延
8. 会议结束时，对已取得结果进行概况
9. 将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议，确定下次会议议题和时间。

以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。

在会议过程中，会议主持人人需要控制好会议节奏，会议决策者需要及时对争论问题给出结论。同时为了让会议变得更有效率，我们需要提醒与会人员发言尽量精简，必要的时候可以放一个闹钟来辅助控制会议节奏和发言时间。

5. 会议后：记录和跟踪

会议结束之后并不就代表着会议工作的结束，反而是会议进入到更重要的阶段：会议精神落实和执行阶段。具体工作如下：

（1）整理会议纪要

会议结束之后，最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录，而是要明确会议成果及后续安排。

一般公司的会议纪要都由记录员来编写，不过我个人建议由会议的组织者来编写，会议组织者更加理解会议目的，也需要对会议结果负责。

（2）发布会议纪要

会议纪要完成之后需要将会议纪要发送给相关人员，发送会议可以通过公司的办公系统或者公司邮箱发送。与发送会议通知一样，需要相关人员确认收到会议纪要。

散发会议纪要的重点是让相关人员确认会议成果和后续安排，因此在发布会议纪要时需要告知相关人员，对会议纪要有异议，需要在约定时间内提出，否则视为其对会议纪要内容默认。

（3）监督会后执行

会议纪要确认会议成果和安排之后，会议组织者就需要跟踪会议成果的落实情况。如果会议成果是制定了规章制度和工作方法，那么可以安排时间检查落实情况即可。如果类似项目工作安排会议，会议成果是制定了项目工作安排，那么就需要在会议结束之后制定工作计划并跟踪计划完成情况。

6. 总结

综上所述，一个完整的会议流程是：首先决定会议是不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议纪要。最后，还需要用有效的方式对会议后续工作进行跟踪和反馈，以确保会议成果的落实。

最后，建议大家一定要重视会议组织，在日常工作会议的组织中做好会议流程前后的各项工作，同时在此过程中不断提高自己个人能力，主要包括：组织协调能力、总结归纳能力、文档编写能力、应急处理能力、计划安排和任务执行能力等。

参考书籍

《增长黑客》：会议目的是聚焦于成员提名的想法并共同决定试验计划。

《苦难辉煌》：实践在导致会议。实践也在证实会议。

《网易一千零一夜:互联网产品项目管理实战》：要想清楚你想在会上达到什么效果，解决什么问题，要弄清楚需要得到哪些人的帮助。

《给经理人的第一课》：会议本身并非“活动”，它只是个“媒介”。

《非暴力沟通》：如果我们在集体讨论时漫无目的地发言，那么，会议很可能会毫无成果。

《重来：更为简单有效的商业思维》：会议的真实成本令人咋舌。单从成本角度来分析，10人参加一小时的会议很快就会变成负债，而不是资产。

《卓有成效的管理者》：一个人人都随时开会的组织，必是一个谁都不能做事的组织。参加会议的时间占总时间1/4以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织。